Уявіть ситуацію: потрібно оформити кредит, подати документи до вишу, укласти договір оренди – перелік справ, де без паспорта нікуди. Але щоразу носити оригінал із собою небезпечно, та й не завжди його приймають. Отже логіка підказує, що варто мати копію паспорта. У 2026 році способів більше, ніж здається на перший погляд і кожен має свої нюанси. Хтось досі робить звичайну ксерокопію на найближчому ринку, інші вже давно перейшли на цифрові формати через «Дію» чи банківські застосунки. Але юридична вага цих папірців – окрема історія. Тож розберемося без зайвої води, як зробити копію паспорта так, щоб вона дійсно працювала, а не просто займала місце в шухляді.
Копія паспорта – що це і навіщо
По суті це відтворення основного документа, що посвідчує особу, на паперовому або цифровому носії. Копія паспорта не замінює оригінал але в багатьох процедурах достатньо саме її. Банки, нотаріуси, держустанови, роботодавці часто вимагають завірену копію, а от для внутрішнього обліку підходить і звичайна. Цікаво що з появою ID‑карток ситуація дещо заплуталася – не всі знають, з якого боку копіювати пластик. Відповідь проста: потрібно зробити копію обох сторін, причому бажано на одному аркуші, якщо це паперовий варіант. До того ж законодавство, зокрема статті Закону «Про нотаріат», чітко окреслює, коли копія має силу оригіналу. Але про все по порядку.
Основні види копій паспорта
Щоб не заплутатися, запам’ятайте просту класифікацію. Нижче перелік, який допоможе зорієнтуватися серед десятка варіантів, що пропонують в інтернеті:
- проста ксерокопія або скан – без жодних печаток;
- нотаріально завірена копія – має найвищу юридичну силу;
- копія, засвідчена підписом уповноваженої особи організації (наприклад, відділ кадрів);
- електронна копія з цифровим підписом (КЕП);
- цифровий документ у «Дії» – шеринг чи завантаження.
Кожен із цих різновидів доречний у своїй ситуації, і помилка у виборі може вартувати часу, а то й відмови в послузі. Тому далі розглянемо їх якомога детальніше.
Звичайна ксерокопія паспорта
Найдоступніший метод, знайомий ще з дев’яностих. Біжиш до копіювального центру, платиш кілька гривень – і готова чорно‑біла або кольорова копія паспорта. Для внутрішніх потреб компанії, особистого архіву чи попереднього перегляду цього цілком досить. Але якщо установа прямо вимагає «завірену копію», звичайний папірець не пройде. Завжди уточнюйте вимоги заздалегідь. До речі, копіювати книжечку паспорта слід повністю: титульна сторінка, сторінка з фото, усі сторінки з відмітками про шлюб, дітей та місце проживання. Якщо мова про ID‑картку, копіюємо обидві сторони, бажано зі збереженням розміру 1:1. А от чіп, звісно, не читається, тож інформацію з нього доведеться додавати окремо – зазвичай для звичайної копії вона й не потрібна.
Нотаріальна копія паспорта
Юридично це вже майже оригінал. Нотаріус, перевіривши ваш документ, робить копію паспорта і власноруч засвідчує її відповідність оригіналові, проставляючи печатку та підпис. Такий екземпляр приймають суди, банки, консульства, органи реєстрації – перелік величезний. Ціна питання у 2026 році становить приблизно 60‑150 грн за одну сторінку, залежно від регіону та терміновості. Процедура проста: з’являєтеся до нотаріуса з оригіналом паспорта, кажете скільки копій потрібно, а далі фахівець усе робить сам. Приємний бонус: якщо вам потрібна копія паспорта для кількох інстанцій, нотаріус може засвідчити одразу потрібну кількість аркушів, не вимагаючи повторної явки. Але врахуйте, деякі організації, наприклад банки при відкритті рахунку можуть зняти копію власноруч і завірити її внутрішньою печаткою, без участі нотаріуса. Тож спершу запитайте чи не має установа власного регламенту.
Копія паспорта через «Дію»
Цифровий світ диктує свої правила. Застосунок «Дія» давно перестав бути просто модною іграшкою – у 2026 році електронний паспорт у ньому має юридичну силу нарівні з паперовим. Але як зробити копію паспорта саме для сторонньої організації? Варіантів два. Перший: скористатися шерингом документів. Ви надаєте доступ банку, нотаріусу чи держустанові до своїх цифрових документів прямо в «Дії». Другий: завантажити згенерований PDF із копією паспорта, який у деяких випадках можна подавати навіть без додаткового електронного підпису. Але тут є нюанс. Не кожен отримувач погодиться прийняти такий файл, бо внутрішні інструкції часто вимагають «мокрої» печатки. Отже уточнюйте перед тим, як покладатися на технологію. Іноді простіше замовити нотаріально завірену копію, ніж пояснювати бухгалтеру що таке шеринг.
Скан-копія з кваліфікованим електронним підписом
Коли йдеться про участь у тендерах чи електронний документообіг цей метод незамінний. Ви берете звичайний скан паспорта, який, до речі, має бути читабельним і повним, а потім накладаєте власний КЕП. У результаті файл отримує таку ж силу, як і паперовий документ із печаткою – за умовами, звісно, що приймаюча сторона визнає електронний підпис. Але визнають його майже всі державні платформи. З особистим ключем та електронним підписом варто бути обережним: втрата носія може призвести до неприємних наслідків. Перед тим як робити копію паспорта у такий спосіб переконайтеся що на комп’ютері не завівся вірус який краде ключі. Безпека понад усе.
Особливості копіювання ID‑картки
Пластик замінив звичну книжечку але звичка дублювати кожну сторінку залишилася. З ID‑карткою все простіше: реквізити розміщені лише на двох поверхнях. Титульна сторона містить фото, прізвище, ім’я, дату народження, стать, термін дії та унікальний номер запису в реєстрі. Зворот – місце реєстрації, ідентифікаційний код і дата видачі. Копіювати варто щонайменше обидві сторони, а якщо приймаюча сторона просить повну копію паспорта з усіма відмітками, доведеться додати витяг з реєстру місця проживання. До речі, чип на картці містить електронний підпис власника, але просте копіювання на папір його не передає. Тому для нотаріального засвідчення нотаріус може додатково зробити витяг із Єдиного державного демографічного реєстру. Без цього копія паспорта у форматі ID‑картки вважається неповною.
Покрокова інструкція: як зробити копію паспорта правильно
Незалежно від обраного способу, алгоритм простий, але помилки трапляються частіше, ніж хотілося б. Ось базовий план дій, який врятує від зайвих походів:
- Визначте мету: для чого потрібна копія паспорта. Від цього залежить тип – звичайна, нотаріальна чи цифрова.
- Перевірте актуальність паспорта. Прострочений документ копіювати безглуздо – копія не працюватиме.
- Якщо обрали ксерокопію, простежте щоб усі сторінки з відмітками були чіткими, а на розворотах не обрізалися краї.
- Для нотаріальної копії візьміть оригінал і, за можливості, довідку про реєстрацію місця проживання для ID‑картки.
- Бажаючи отримати цифровий варіант у «Дії», оновіть застосунок і переконайтеся, що паспорт підтягнувся коректно.
- У разі потреби підписати скан КЕП, переконайтеся що ключ чинний, а в системі встановлено коректне програмне забезпечення.
Просто? Так але люди часто забувають копіювати останню сторінку паперового паспорта, де міститься інформація про раніше видані паспорти. Банки цю сторінку перевіряють особливо ретельно. Тож сім разів перевірте – один раз подайте.
Порівняльна характеристика основних видів копій паспорта. У таблиці наведено ключові відмінності, які допоможуть обрати найкращий варіант залежно від ситуації.
| Спосіб | Юридична сила | Де використовується | Як зробити |
|---|---|---|---|
| Звичайна ксерокопія | Не має окремої юридичної сили без завірення | Внутрішні документи компанії, попередній розгляд | Копіювальний апарат, сканер, друк |
| Нотаріально завірена копія | Прирівнюється до оригіналу | Суд, банк, держустанови, правочини | Через нотаріуса, який засвідчує відповідність оригіналу |
| Електронна копія в Дії | Має юридичну силу цифрового документа | Онлайн-послуги, підтвердження особи без фізичного носія | Завантажити в додаток, сформувати шеринг |
| Скан-копія з ЕЦП | Юридична сила залежить від приймаючої сторони | Електронний документообіг, деякі тендери | Сканувати, підписати КЕП |
До речі, чимало установ у 2026 році вже приймають копію паспорта виключно через портал державних послуг, де вона автоматично підтягується з реєстрів. Це зручно та мінімізує ризик підробок. Подекуди навіть нотаріальну копію замінюють витягом із демографічного реєстру, і це дозволено постановою Кабміну. Варто лише перевірити актуальні вимоги конкретної установи – правила можуть змінюватися швидше, ніж здається.
Якщо ж мова йде про міжнародні операції, наприклад оформлення візи чи відкриття рахунку за кордоном, у пригоді стане виключно нотаріально завірена копія паспорта з апостильованим перекладом. Тут економити не можна бо консульство просто поверне документи. А от для внутрішніх справ цифровий формат поступово витісняє паперові копії: уже зараз деякі роботодавці просять скинути скан на пошту із КЕП, і це вважається офіційним документом.
Підсумовуючи, копія паспорта – не просто аркуш паперу чи файл на робочому столі. Це повноцінний інструмент, який відчиняє двері до фінансових послуг, адміністративних процедур і правових дій. Головне – обрати правильний тип під конкретне завдання і не лінуватися перевіряти вимоги заздалегідь. Технології спрощують життя але остаточне рішення завжди за людиною. Тож зробіть копію паспорта з розумом, і жодна бюрократична перепона не стане на заваді.
