Реєстраційний номер облікової картки платника податків давно перестав бути суто бухгалтерським реквізитом. Без нього не оформити пенсію, субсидію, не відкрити рахунок у банку й навіть не влаштувати дитину до садочка. Попри те, що процедура виглядає рутинною, на практиці черги, нестиковки в переліках та різні життєві обставини перетворюють її на сюрприз. До того ж з’явилася купа електронних інструментів, які спрощують життя, але й породжують нову плутанину. Щоб раз і назавжди закрити питання, зібрано повний перелік паперів для кожної типової ситуації – від народження дитини до зміни громадянства чи втрати довідки.
Навіщо той код здався і як він виглядає сьогодні
Ідентифікаційний код – це цифровий номер, що його присвоює Державна податкова служба фізичним особам для обліку в реєстрах. Формально він називається РНОКПП, проте в побуті закріпилася стара назва “ідентифікаційний код”. З 2016 року алгоритм формування змінили: тепер перші п’ять цифр визначають порядковий номер запису в реєстрі, а не зашифровану дату народження зі статтю, як було раніше. Якщо громадянин через релігійні переконання відмовляється від коду, у паспорті ставлять позначку, і тоді облік ведуть за прізвищем, іменем та по батькові. Утім, для переважної більшості людей номер стає цифровим ключем до взаємодії з державою, банками й роботодавцями. Навіть приватні компанії вимагають його під час укладання цивільно-правових угод, бо без цього складно коректно сплатити податки й відзвітувати перед контролюючими органами. Документ, що підтверджує присвоєння номера, має вигляд картки платника податків – ламінованого бланка з фотографією, прізвищем, номером і підписом відповідальної особи. Іноді його плутають із довідкою про доходи, однак картка не містить жодної фінансової інформації, лише ідентифікаційні дані.
Потреба в окремому пластиковому документі поступово зникає, адже номер тепер підтягується з реєстру автоматично, а державні органи обмінюються даними через систему “Трембіта”. Проте паперова картка ще довго залишатиметься звичним атрибутом, бо деякі установи досі просять пред’явити оригінал або завірену копію. Тому важливо знати, як її отримати, замінити чи відновити, не втрачаючи тижнів на ходіння інстанціями. Трохи нижче розібрано весь маршрут – від комплекту документів до термінів.
Первинне оформлення для дорослого українця
Найпростіший сценарій – це коли повнолітній громадянин України вперше звертається за кодом. Частіше за все таке буває з молоддю, що досягла 16 років і не отримала номер у дитинстві, або з людьми, які раніше не перебували на податковому обліку. Для цього потрібно подати облікову картку фізичної особи за формою №1ДР. Бланк надають безпосередньо в центрі обслуговування платників, його також можна завантажити з сайту ДПС і заповнити вдома, щоб не стояти зайвий час біля віконця. З собою обов’язково мати оригінал паспорта громадянина України. Якщо паспорт старого зразка у вигляді книжечки, то додатково беруть довідку про реєстрацію місця проживання, коли вона відсутня в самому паспорті. Власникам ID-картки такий витяг не потрібен, бо чіп або штрих-код містять актуальну інформацію про зареєстроване місце проживання.
Окрема історія – коли людина мешкає не за місцем прописки. Податківці зобов’язані прийняти документи в будь-якому центрі обслуговування незалежно від реєстрації. Це правило закріплене внутрішніми наказами ДПС, і відмова з формулюванням “їдьте за пропискою” є незаконною. Щоправда, на практиці краще мати із собою роздруківку з сайту податкової, де чітко прописано екстериторіальний принцип надання послуги, аби аргументовано наполягти на своєму. Також знадобиться заповнити заяву, де вказують прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, стать, місце проживання, громадянство та контактний телефон. Після прийому документів видають розписку з орієнтовною датою готовності. Стандартний строк виготовлення картки – п’ять робочих днів, але в разі великого навантаження можуть попросити зачекати до десяти днів.
Цікавий факт: до 1994 року облік платників податків вівся винятково за прізвищем та адресою. Масове запровадження ідентифікаційних номерів в Україні збіглося з періодом гіперінфляції, і спершу довідки видавали на простих паперових бланках без жодного захисту.
Для тих, хто змінював прізвище, ім’я або по батькові, до облікової картки додають свідоцтво про шлюб, рішення суду про зміну імені чи інший документ, що підтверджує факт зміни. Тоді номер залишається тим самим, але сама картка підлягає заміні. У разі виявлення помилки в написанні прізвища латиницею чи кирилицею податківці зобов’язані виправити її без повторної оплати, якщо вина доведена. Як показує досвід, краще одразу перевіряти кожну літеру, бо виправлення займає стільки ж часу, скільки й первинне виготовлення.
Які папери готують для новонароджених і дітей до 16 років
Багатьох батьків дивує, що ідентифікаційний номер дитині надають одразу після реєстрації народження, часто автоматично. З 2017 року впроваджено сервіс єМалятко, завдяки якому під час оформлення свідоцтва про народження в пологовому будинку або в ЦНАПі малюка реєструють у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків без додаткових заяв. Проте бувають випадки, коли автоматична реєстрація не спрацювала або батьки хочуть отримати фізичну картку платника податків. Тоді пакет документів залежить від віку дитини й наявності в неї паспорта. До 14 років головний документ – свідоцтво про народження. Один із батьків або законний опікун подає облікову картку №1ДР, заповнену від імені дитини, пред’являє власний паспорт і свідоцтво про народження. Якщо батьки мають різні прізвища, бажано взяти ще й свідоцтво про шлюб, хоча за законом його вимагати не повинні.
Після досягнення 14 років дитина отримує паспорт громадянина України у формі ID-картки, і з цього моменту підтверджувати особу потрібно вже паспортом. Тоді до облікової картки додають виключно паспорт, а свідоцтво про народження не вимагається. Перелік документів для неповнолітніх, яким виповнилося 16 років, нічим не відрізняється від дорослого пакета. Присутність дитини під час подання документів не є обов’язковою, якщо йдеться про малюків, але підліткам радять бути поруч, бо трапляються ситуації, коли податківець просить поставити підпис у присутності заявника. Особливо це стосується центрів, де ще немає електронної черги й інспектори звикли працювати за старими регламентами.
- оригінал свідоцтва про народження дитини;
- паспорт одного з батьків або опікуна;
- заповнена облікова картка за формою №1ДР;
- свідоцтво про шлюб, якщо прізвища батьків різняться;
- довідка про реєстрацію місця проживання дитини, коли вона потрібна окремо;
- рішення органу опіки, якщо заявник є опікуном.
Варто зважати, що картка платника податків для дитини не є обов’язковою в сенсі фізичного носія. Номер і так буде в базі, його достатньо для влаштування в садочок, школу чи поліклініку. Але коли планується відкрити банківський рахунок на ім’я дитини, оформити спадщину або здійснити інші нотаріальні дії, пластикову картку вимагатимуть майже гарантовано. Тому краще витратити один візит на її отримання, ніж потім терміново шукати вільне віконце.
Оформлення для іноземців і людей без громадянства
Іноземні громадяни та особи без громадянства також потрапляють до реєстру платників податків, якщо мають джерело доходів в Україні або зобов’язані сплачувати податки згідно із законодавством. Доходи можуть бути різними – заробітна плата, винагорода за цивільно-правовим договором, стипендія, дохід від продажу нерухомості чи корпоративних прав. Первинний документ у цьому випадку – закордонний паспорт із нотаріально засвідченим перекладом українською мовою. Переклад повинен містити всі сторінки, де є особисті дані, візи чи штампи, а не лише основну сторінку з фотографією. Нотаріус засвідчує автентичність перекладу, й такий пакет має повну юридичну силу.
Додатково готують документ, що підтверджує законність перебування в Україні. Найчастіше це посвідка на постійне або тимчасове проживання, віза з відповідним терміном дії чи посвідчення біженця. Особи, які отримали статус біженця або додатковий захист, подають посвідчення встановленого зразка замість посвідки. Важливий нюанс: посвідка на проживання сама по собі вже містить ідентифікаційний номер платника податків, і окрему картку можуть не видавати. Проте номер все одно присвоюється, і при потребі його можна дізнатися через електронний кабінет ДПС.
Особам без громадянства, які не мають жодного паспорта, потрібно пред’явити документ, що посвідчує особу без громадянства, виданий Державною міграційною службою. Процедура майже ідентична, але переклад не потрібен, бо документ уже складено українською. Іноземці, які працюють в Україні дистанційно на закордонні компанії, часто вагаються, чи варто реєструватися. Якщо вони перебувають на території країни понад 183 дні на рік, то автоматично набувають статусу податкового резидента й мусять звітувати про світові доходи. У такому разі код стає критично необхідним, і відкладати його отримання не варто.
Що робити, коли картка загубилася чи стала непридатною
Найпоширеніша життєва ситуація – картка платника податків потерлася, тріснула, намокла або загубилася разом із гаманцем. Відновлення втраченого документа не потребує заново проходити всю процедуру, адже номер у реєстрі залишається незмінним. Головне, що доведеться зробити – подати заяву про внесення змін до Державного реєстру або про видачу дубліката картки. Форма заяви встановлена, її видають у центрі обслуговування. Разом із заявою необхідно пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Якщо змінювалися персональні дані, скажімо, прізвище після шлюбу, то додають відповідне свідоцтво чи рішення суду. У випадку, коли картка загублена, але номер терміново потрібен – наприклад, для укладання трудового договору – працівники ДПС можуть надати довідку про присвоєння РНОКПП уже наступного дня після звернення.
Дехто помилково вважає, що за втрату доведеться сплачувати штраф. Адміністративна відповідальність за втрату картки платника податків не передбачена. Єдина витрата – адміністративний збір за повторне виготовлення, якщо центр обслуговування стягує такий платіж. У більшості випадків послуга безкоштовна, якщо йдеться про відновлення через непридатність із вини ДПС або зміну прізвища. Коли ж особа просто загубила картку, у деяких регіонах просять сплатити невелику суму за бланк. Цей момент краще уточнювати на місці. Строк виготовлення дубліката такий самий, як для первинного оформлення, – до десяти робочих днів.
Окремий випадок – крадіжка документів. Разом із карткою зазвичай зникає паспорт, тому першим кроком має бути звернення до поліції з відповідною заявою. Така заява згодом допоможе уникнути непорозумінь, якщо хтось спробує скористатися вкраденими документами. Після відновлення паспорта вже йдуть до податкової за дублікатом картки. Під час воєнного стану деякі центри обслуговування працюють за скороченим графіком, тому варто заздалегідь перевірити актуальний розклад на сайті ДПС або через контакт-центр.
Таблиця порівняння пакетів документів за категоріями заявників
Нижче наведено узагальнену порівняльну таблицю, яка допомагає швидко зорієнтуватися залежно від життєвої ситуації заявника.
| Категорія заявника | Основний документ | Додаткові папери |
|---|---|---|
| Дорослий громадянин України | Паспорт громадянина України (ID-картка або книжечка) | Довідка про місце реєстрації, якщо в паспорті-книжечці відсутній штамп |
| Новонароджений або дитина до 14 років | Свідоцтво про народження дитини | Паспорт одного з батьків, за потреби – свідоцтво про шлюб |
| Дитина віком від 14 до 16 років | Паспорт громадянина України у формі ID-картки | Підтвердження зміни прізвища, якщо воно відрізняється від свідоцтва про народження |
| Іноземець або особа без громадянства | Закордонний паспорт із нотаріально засвідченим перекладом | Посвідка на проживання, віза або посвідчення біженця |
| Власник втраченої чи пошкодженої картки | Паспорт громадянина України або документ, що його замінює | Заява про видачу дубліката, свідоцтво про зміну прізвища (за наявності) |
Як номер потрапляє в ID-картку та чи обов’язкова окрема картка
Із поширенням паспортів нового зразка все більше людей цікавляться, чи можна об’єднати два документи в один. Законодавство дозволяє внести реєстраційний номер облікової картки платника податків безпосередньо до безконтактного електронного носія ID-картки. Для цього під час оформлення паспорта громадянин подає згоду на обробку персональних даних, і міграційна служба самостійно запитує номер із реєстру ДПС. У результаті на чіпі з’являється номер, а на пластиковій картці платника податків фізичний вигляд більше не потрібен. Щоправда, банківські установи та деякі нотаріуси досі вимагають окрему картку, бо не всі мають обладнання для зчитування даних із чіпа. Тому добровільне отримання пластикового бланка все ще залишається актуальним.
Ті, хто через релігійні переконання має у паспорті відмітку про відмову від коду, все одно існують у податковій системі. Для них замість номера використовують серію та номер паспорта. Працівники ДПС ведуть облік у спеціальному реєстрі, де замість цифрового ідентифікатора фігурує запис про відмову. Це не звільняє від сплати податків, а лише змінює форму ідентифікації. При такому розкладі окрема картка не видається, а всі операції проводяться за паспортом. Роботодавці часто губляться, коли стикаються з таким формулюванням, тому варто заздалегідь попереджати бухгалтерію про особливість обліку.
Подання через електронний кабінет і портал Дія
Цифровізація докотилася й до податкової, тож сьогодні принаймні частину клопотів можна вирішити онлайн. Електронний кабінет платника податків дозволяє подати облікову картку за формою №1ДР у цифровому вигляді, підписавши її кваліфікованим електронним підписом. До заяви додають скан-копії паспорта, довідки про реєстрацію та інших документів. Проте варто врахувати, що сама картка фізично не виготовляється, лише присвоюється номер або вносяться зміни до реєстру. Якщо потрібен пластик, доведеться все одно навідатися до центру обслуговування, де звірять оригінали й сфотографують заявника. Натомість для тих, кому важливий виключно номер, електронний формат стає справжнім порятунком.
Портал Дія також пропонує послугу з реєстрації РНОКПП для новонароджених у межах єМалятка, про що вже згадувалося вище. Для дорослих повноцінної послуги з отримання коду через Дію поки немає, але цифрові копії картки платника податків у додатку з’являються автоматично, якщо особа є в реєстрі. Це дуже зручно, коли терміново потрібно назвати номер, а пластик залишився вдома. За кілька дотиків екран смартфона показує потрібні цифри й навіть генерує штрих-код для перевірки. Щоправда, цифрову версію поки що не всюди сприймають як повноцінний документ, тому повністю відмовлятися від ламінованого бланка зарано.
Нюанси для мешканців тимчасово окупованих територій і переселенців
Вимушені переселенці з Криму, частин Донецької, Луганської областей та інших регіонів, де органи державної влади тимчасово не функціонують, стикаються з додатковими труднощами. Часто люди приїжджають без жодних документів, крім внутрішнього паспорта або його копії. У такому разі процедура присвоєння ідентифікаційного коду не відрізняється від загальної, але податківці можуть попросити довідку внутрішньо переміщеної особи. Ця довідка підтверджує факт реєстрації переселенця й дає змогу оперативно знайти інформацію в демографічному реєстрі. Якщо ж людина не має жодних документів, потрібно спершу звернутися до Державної міграційної служби для відновлення паспорта або отримання тимчасового посвідчення громадянина України, а потім уже йти до податкової.
Для жителів окупованих територій, які не виїжджали, але хочуть отримати код в українських органах, логістика ускладнюється. Документи приймають лише на підконтрольній території, тому доводиться особисто перетинати лінію розмежування. У таких випадках варто заздалегідь телефонувати до обраного центру обслуговування й уточнювати, чи не потрібні додаткові підтвердження. Деякі інспектори просять надати витяг із Єдиного державного демографічного реєстру, який можна замовити в найближчому ЦНАПі на контрольованій території. Це допомагає уникнути повторних візитів, економить час і нерви. Переселенцям із Криму часто потрібен нотаріально засвідчений переклад паспорта-книжечки українською мовою, якщо він був виданий окупаційною владою, але в пріоритеті все ж отримати український паспорт у найкоротші строки.
Шлях до завітного ламінованого прямокутника або хоча б до цифрового запису в реєстрі складається з кількох відносно простих кроків, якщо заздалегідь зібрати правильний комплект документів. Ключове правило – не лінуватися перевіряти актуальну інформацію на сайті ДПС та в офіційних чат-ботах, адже нормативна база час від часу змінюється, а місцеві особливості роботи центрів обслуговування інколи відрізняються від написаного в інструкціях. Найчастіше проблеми виникають не через відсутність потрібних довідок, а через дрібні помилки в заявах і небажання перепитувати. Якщо ж поставитися до процесу відповідально та спокійно, то одного ранкового походу до податкової цілком вистачить, аби забезпечити себе чи дитину номером на все життя. А далі цей номер стане непомітним, але незамінним помічником у будь-якій взаємодії з державою, банками та роботодавцями.
