Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика давно перестал быть сугубо бухгалтерским реквизитом. Без него не оформить пенсию, субсидию, не открыть счет в банке и даже не устроить ребенка в детский сад. Несмотря на то, что процедура выглядит рутинной, на практике очереди, нестыковки в перечнях и разные жизненные обстоятельства превращают ее в сюрприз. К тому же появилось множество электронных инструментов, упрощающих жизнь, но и порождающих новую путаницу. Чтобы раз и навсегда закрыть вопрос, собран полный перечень бумаг для каждой типичной ситуации — от рождения ребенка до смены гражданства или утери справки.
Зачем тот код нужен и как он выглядит сегодня
Идентификационный код — это цифровой номер, который присваивает Государственная налоговая служба физическим лицам для учета в реестрах. Формально он называется РНОКПП, однако в быту закрепилось старое название «идентификационный код». С 2016 года алгоритм формирования изменили: теперь первые пять цифр определяют порядковый номер записи в реестре, а не зашифрованную дату рождения с полом, как было раньше. Если гражданин по религиозным убеждениям отказывается от кода, в паспорте ставят отметку, и тогда учет ведут по фамилии, имени и отчеству. Впрочем, для подавляющего большинства людей номер становится цифровым ключом к взаимодействию с государством, банками и работодателями. Даже частные компании требуют его при заключении гражданско-правовых сделок, ведь без этого сложно корректно уплатить налоги и отчитаться перед контролирующими органами. Документ, подтверждающий присвоение номера, выглядит как карточка налогоплательщика — ламинированный бланк с фотографией, фамилией, номером и подписью ответственного лица. Иногда его путают со справкой о доходах, однако карточка не содержит никакой финансовой информации, лишь идентификационные данные.
Необходимость в отдельном пластиковом документе постепенно исчезает, поскольку номер теперь подтягивается из реестра автоматически, а государственные органы обмениваются данными через систему «Трембита». Тем не менее бумажная карточка еще долго будет оставаться привычным атрибутом, ибо некоторые учреждения до сих пор просят предъявить оригинал или заверенную копию. Поэтому важно знать, как ее получить, заменить или восстановить, не теряя недель на хождения по инстанциям. Чуть ниже разобран весь маршрут — от комплекта документов до сроков.
Первичное оформление для взрослого украинца
Самый простой сценарий — когда совершеннолетний гражданин Украины впервые обращается за кодом. Чаще всего так бывает с молодежью, достигшей 16 лет и не получившей номер в детстве, или с людьми, ранее не состоявшими на налоговом учете. Для этого необходимо подать учетную карточку физического лица по форме №1ДР. Бланк предоставляют непосредственно в центре обслуживания плательщиков, его также можно загрузить с сайта ГНС и заполнить дома, чтобы не стоять лишнее время у окошка. С собой обязательно иметь оригинал паспорта гражданина Украины. Если паспорт старого образца в виде книжечки, то дополнительно берут справку о регистрации места проживания, когда она отсутствует в самом паспорте. Владельцам ID-карты такая выписка не нужна, поскольку чип или штрих-код содержат актуальную информацию о зарегистрированном месте жительства.
Отдельная история — когда человек проживает не по месту прописки. Налоговики обязаны принять документы в любом центре обслуживания независимо от регистрации. Это правило закреплено внутренними приказами ГНС, и отказ с формулировкой «поезжайте по прописке» является незаконным. Правда, на практике лучше иметь с собой распечатку с сайта налоговой, где четко прописан экстерриториальный принцип предоставления услуги, чтобы аргументированно настоять на своем. Также понадобится заполнить заявление, где указывают фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол, место жительства, гражданство и контактный телефон. После приема документов выдают расписку с ориентировочной датой готовности. Стандартный срок изготовления карточки — пять рабочих дней, но при большой нагрузке могут попросить подождать до десяти дней.
Интересный факт: до 1994 года учет налогоплательщиков велся исключительно по фамилии и адресу. Массовое внедрение идентификационных номеров в Украине совпало с периодом гиперинфляции, и сначала справки выдавали на простых бумажных бланках без всякой защиты.
Для тех, кто менял фамилию, имя или отчество, к учетной карточке прилагают свидетельство о браке, решение суда об изменении имени или иной документ, подтверждающий факт изменения. Тогда номер остается прежним, но сама карточка подлежит замене. При обнаружении ошибки в написании фамилии латиницей или кириллицей налоговики обязаны исправить ее без повторной оплаты, если вина доказана. Как показывает опыт, лучше сразу проверять каждую букву, ведь исправление занимает столько же времени, сколько и первичное изготовление.
Какие бумаги готовят для новорожденных и детей до 16 лет
Многих родителей удивляет, что идентификационный номер ребенку предоставляют сразу после регистрации рождения, зачастую автоматически. С 2017 года внедрен сервис еМалятко, благодаря которому во время оформления свидетельства о рождении в роддоме или в ЦНАПе малыша регистрируют в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов без дополнительных заявлений. Однако бывают случаи, когда автоматическая регистрация не сработала или родители хотят получить физическую карточку налогоплательщика. Тогда пакет документов зависит от возраста ребенка и наличия у него паспорта. До 14 лет главный документ — свидетельство о рождении. Один из родителей или законный опекун подает учетную карточку №1ДР, заполненную от имени ребенка, предъявляет собственный паспорт и свидетельство о рождении. Если у родителей разные фамилии, желательно взять еще и свидетельство о браке, хотя по закону его требовать не должны.
После достижения 14 лет ребенок получает паспорт гражданина Украины в форме ID-карты, и с этого момента подтверждать личность нужно уже паспортом. Тогда к учетной карточке прилагают исключительно паспорт, а свидетельство о рождении не требуется. Перечень документов для несовершеннолетних, которым исполнилось 16 лет, ничем не отличается от взрослого пакета. Присутствие ребенка при подаче документов не является обязательным, если речь идет о малышах, но подросткам советуют быть рядом, поскольку случаются ситуации, когда налоговик просит поставить подпись в присутствии заявителя. Особенно это касается центров, где еще нет электронной очереди и инспекторы привыкли работать по старым регламентам.
- оригинал свидетельства о рождении ребенка;
- паспорт одного из родителей или опекуна;
- заполненная учетная карточка по форме №1ДР;
- свидетельство о браке, если фамилии родителей разные;
- справка о регистрации места проживания ребенка, когда она нужна отдельно;
- решение органа опеки, если заявитель является опекуном.
Стоит учитывать, что карточка налогоплательщика для ребенка не является обязательной в смысле физического носителя. Номер и так будет в базе, его достаточно для устройства в садик, школу или поликлинику. Но когда планируется открыть банковский счет на имя ребенка, оформить наследство или совершить иные нотариальные действия, пластиковую карточку потребуют почти гарантированно. Поэтому лучше потратить один визит на ее получение, чем потом срочно искать свободное окошко.
Оформление для иностранцев и людей без гражданства
Иностранные граждане и лица без гражданства также попадают в реестр налогоплательщиков, если имеют источник доходов в Украине или обязаны уплачивать налоги согласно законодательству. Доходы могут быть разными — заработная плата, вознаграждение по гражданско-правовому договору, стипендия, доход от продажи недвижимости или корпоративных прав. Первичный документ в этом случае — заграничный паспорт с нотариально заверенным переводом на украинский язык. Перевод должен содержать все страницы, где есть личные данные, визы или штампы, а не только основную страницу с фотографией. Нотариус удостоверяет подлинность перевода, и такой пакет имеет полную юридическую силу.
Дополнительно готовят документ, подтверждающий законность пребывания в Украине. Чаще всего это вид на постоянное или временное проживание, виза с соответствующим сроком действия или удостоверение беженца. Лица, получившие статус беженца или дополнительную защиту, подают удостоверение установленного образца вместо вида на жительство. Важный нюанс: вид на проживание сам по себе уже содержит идентификационный номер налогоплательщика, и отдельную карточку могут не выдавать. Однако номер все равно присваивается, и при необходимости его можно узнать через электронный кабинет ГНС.
Лицам без гражданства, не имеющим никакого паспорта, нужно предъявить документ, удостоверяющий личность без гражданства, выданный Государственной миграционной службой. Процедура почти идентична, но перевод не нужен, поскольку документ уже составлен на украинском. Иностранцы, работающие в Украине дистанционно на зарубежные компании, часто колеблются, стоит ли регистрироваться. Если они находятся на территории страны более 183 дней в году, то автоматически приобретают статус налогового резидента и обязаны отчитываться о мировых доходах. В таком случае код становится критически необходимым, и откладывать его получение не стоит.
Что делать, когда карточка потерялась или стала непригодной
Самая распространенная жизненная ситуация — карточка налогоплательщика потерлась, треснула, намокла или потерялась вместе с кошельком. Восстановление утерянного документа не требует заново проходить всю процедуру, ведь номер в реестре остается неизменным. Главное, что придется сделать — подать заявление о внесении изменений в Государственный реестр или о выдаче дубликата карточки. Форма заявления установлена, ее выдают в центре обслуживания. Вместе с заявлением необходимо предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Если изменялись персональные данные, скажем, фамилия после брака, то прилагают соответствующее свидетельство или решение суда. В случае, когда карточка утеряна, но номер срочно нужен — например, для заключения трудового договора — работники ГНС могут предоставить справку о присвоении РНОКПП уже на следующий день после обращения.
Некоторые ошибочно полагают, что за утрату придется уплатить штраф. Административная ответственность за утерю карточки налогоплательщика не предусмотрена. Единственная трата — административный сбор за повторное изготовление, если центр обслуживания взимает такой платеж. В большинстве случаев услуга бесплатна, если речь идет о восстановлении из-за непригодности по вине ГНС или смене фамилии. Когда же лицо просто потеряло карточку, в некоторых регионах просят уплатить небольшую сумму за бланк. Этот момент лучше уточнять на месте. Срок изготовления дубликата такой же, как для первичного оформления, — до десяти рабочих дней.
Отдельный случай — кража документов. Вместе с карточкой обычно исчезает паспорт, поэтому первым шагом должно быть обращение в полицию с соответствующим заявлением. Такое заявление впоследствии поможет избежать недоразумений, если кто-то попытается воспользоваться украденными документами. После восстановления паспорта уже идут в налоговую за дубликатом карточки. Во время военного положения некоторые центры обслуживания работают по сокращенному графику, поэтому стоит заранее проверить актуальное расписание на сайте ГНС или через контакт-центр.
Таблица сравнения пакетов документов по категориям заявителей
Ниже приведена обобщенная сравнительная таблица, помогающая быстро сориентироваться в зависимости от жизненной ситуации заявителя.
| Категория заявителя | Основной документ | Дополнительные бумаги |
|---|---|---|
| Взрослый гражданин Украины | Паспорт гражданина Украины (ID-карта или книжечка) | Справка о месте регистрации, если в паспорте-книжечке отсутствует штамп |
| Новорожденный или ребенок до 14 лет | Свидетельство о рождении ребенка | Паспорт одного из родителей, при необходимости — свидетельство о браке |
| Ребенок в возрасте от 14 до 16 лет | Паспорт гражданина Украины в форме ID-карты | Подтверждение смены фамилии, если она отличается от свидетельства о рождении |
| Иностранец или лицо без гражданства | Заграничный паспорт с нотариально заверенным переводом | Вид на жительство, виза или удостоверение беженца |
| Владелец утерянной или поврежденной карточки | Паспорт гражданина Украины или заменяющий его документ | Заявление о выдаче дубликата, свидетельство о смене фамилии (при наличии) |
Как номер попадает в ID-карту и обязательна ли отдельная карточка
С распространением паспортов нового образца все больше людей интересуются, можно ли объединить два документа в один. Законодательство позволяет внести регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика непосредственно на бесконтактный электронный носитель ID-карты. Для этого при оформлении паспорта гражданин подает согласие на обработку персональных данных, и миграционная служба самостоятельно запрашивает номер из реестра ГНС. В результате на чипе появляется номер, а в пластиковой карточке налогоплательщика физический вид больше не нужен. Правда, банковские учреждения и некоторые нотариусы до сих пор требуют отдельную карточку, ведь не все имеют оборудование для считывания данных с чипа. Поэтому добровольное получение пластикового бланка все еще остается актуальным.
Те, кто по религиозным убеждениям имеет в паспорте отметку об отказе от кода, все равно существуют в налоговой системе. Для них вместо номера используют серию и номер паспорта. Работники ГНС ведут учет в специальном реестре, где вместо цифрового идентификатора фигурирует запись об отказе. Это не освобождает от уплаты налогов, а лишь меняет форму идентификации. При таком раскладе отдельная карточка не выдается, а все операции проводятся по паспорту. Работодатели часто теряются, сталкиваясь с такой формулировкой, поэтому стоит заранее предупреждать бухгалтерию об особенности учета.
Подача через электронный кабинет и портал Дия
Цифровизация добралась и до налоговой, поэтому сегодня по крайней мере часть хлопот можно решить онлайн. Электронный кабинет налогоплательщика позволяет подать учетную карточку по форме №1ДР в цифровом виде, подписав ее квалифицированной электронной подписью. К заявлению прилагают скан-копии паспорта, справки о регистрации и других документов. Однако стоит учесть, что сама карточка физически не изготавливается, лишь присваивается номер или вносятся изменения в реестр. Если нужен пластик, придется все равно наведаться в центр обслуживания, где сверят оригиналы и сфотографируют заявителя. Зато для тех, кому важен исключительно номер, электронный формат становится настоящим спасением.
Портал Дия также предлагает услугу по регистрации РНОКПП для новорожденных в рамках еМалятка, о чем уже упоминалось выше. Для взрослых полноценной услуги по получению кода через Дию пока нет, но цифровые копии карточки налогоплательщика в приложении появляются автоматически, если лицо есть в реестре. Это очень удобно, когда срочно нужно назвать номер, а пластик остался дома. За несколько касаний экран смартфона показывает нужные цифры и даже генерирует штрих-код для проверки. Правда, цифровую версию пока еще не везде воспринимают как полноценный документ, поэтому полностью отказываться от ламинированного бланка рановато.
Нюансы для жителей временно оккупированных территорий и переселенцев
Вынужденные переселенцы из Крыма, частей Донецкой, Луганской областей и других регионов, где органы государственной власти временно не функционируют, сталкиваются с дополнительными трудностями. Часто люди приезжают без каких-либо документов, кроме внутреннего паспорта или его копии. В таком случае процедура присвоения идентификационного кода не отличается от общей, но налоговики могут попросить справку внутренне перемещенного лица. Эта справка подтверждает факт регистрации переселенца и позволяет оперативно найти информацию в демографическом реестре. Если же у человека нет никаких документов, нужно сначала обратиться в Государственную миграционную службу для восстановления паспорта или получения временного удостоверения гражданина Украины, а потом уже идти в налоговую.
Для жителей оккупированных территорий, не выезжавших, но желающих получить код в украинских органах, логистика усложняется. Документы принимают только на подконтрольной территории, поэтому приходится лично пересекать линию разграничения. В таких случаях стоит заранее звонить в выбранный центр обслуживания и уточнять, не нужны ли дополнительные подтверждения. Некоторые инспекторы просят предоставить выписку из Единого государственного демографического реестра, которую можно заказать в ближайшем ЦНАПе на контролируемой территории. Это помогает избежать повторных визитов, экономит время и нервы. Переселенцам из Крыма часто нужен нотариально заверенный перевод паспорта-книжечки на украинский язык, если он был выдан оккупационной властью, но в приоритете все же получить украинский паспорт в кратчайшие сроки.
Путь к заветному ламинированному прямоугольнику или хотя бы к цифровой записи в реестре состоит из нескольких относительно простых шагов, если заранее собрать правильный комплект документов. Ключевое правило — не лениться проверять актуальную информацию на сайте ГНС и в официальных чат-ботах, ведь нормативная база время от времени меняется, а местные особенности работы центров обслуживания иногда отличаются от написанного в инструкциях. Чаще всего проблемы возникают не из-за отсутствия нужных справок, а из-за мелких ошибок в заявлениях и нежелания переспрашивать. Если же отнестись к процессу ответственно и спокойно, то одного утреннего похода в налоговую вполне хватит, чтобы обеспечить себя или ребенка номером на всю жизнь. А дальше этот номер станет незаметным, но незаменимым помощником в любом взаимодействии с государством, банками и работодателями.
